Sådan skriver du en rapport korrekt, i 10 trin

I vores dag til dag, både på arbejdspladsen og udenfor det, Det er ikke ualmindeligt, at vi ved en lejlighed skal udarbejde en rapport for at tage højde for enhver situation eller et problem.

Uanset om det er at indgive en klage, for at fremsætte en anmodning eller blot at dokumentere en bestemt situation, er det den type dokument, som vi generelt vil skrive. Men nogle mennesker kan finde komplekse at udarbejde en rapport. Derfor giver vi i denne artikel en række trin til, hvordan du skriver en rapport på et generelt niveau.

Hvad er en rapport?

En rapport er en type dokument skrevet i prosa, der udføres med det formål at den person, der gør det, kan kommunikere noget, der henviser til en situation eller et emne for andre mennesker. Normalt de er normalt rettet mod højere instanser (for eksempel til byrådet eller til en overlegen), selv om du også kan finde rapporter, der tager sigte på at kommunikere noget til en professionel forskel fra os, så du kan arbejde med de samme data og kontrast eller udvide dem.

Der er en bred vifte af rapporttyper, som kan have forskellige formål og differentierede strukturer. Men i denne artikel overvejes oprettelsen af ​​en rapport, der tager hensyn til den generelle struktur af nogen af ​​dem..

Skridt til at udarbejde en rapport

Ved udarbejdelsen af ​​en rapport skal vi huske på, at vi i første omgang skal reflektere over, hvordan, hvornår og hvorfor vi skal gøre det. Derefter vil rapporten blive skrevet ud fra den situation, der skal afspejles, og de tidligere overvejelser.

Nedenfor er en række nyttige trin til at skrive en rapport korrekt.

1. Hvilket mål har vi?

Før vi begynder at skrive, skal vi reflektere over, hvad vi vil opnå med vores rapport. Skal vi anmode om løsningen på et problem eller blot at gemme data for at kunne bruge dem senere?? Vil vi afspejle en videnskabelig undersøgelse eller indgive en klage? Vi skal tage højde for det for at vælge den type rapport, der er mest relevant i henhold til sagen.

2. Husk den type tekst, du skal bruge

Ikke alle rapporter er de samme, hver har sine egne karakteristiske egenskaber. For eksempel, en udstillingsrapport vil afspejle data uden nogen form for fortolkning vedrørende dem, idet der ikke er nogen mulighed for at drage konklusioner, mens en demonstrationstype vil kræve, at emnet uddyber hypoteserne og sætter dem på prøve for at opnå en række resultater og konklusioner.

3. Overvej målet

Det betyder ikke kun, hvad eller hvordan, men også Vi må tænke på, hvilken offentlighed vores rapport har som objektiv. Dette vil give os mulighed for at tilpasse sprogniveauet både til vores behov og til offentligheden.

4. Valg og analyse af info

Baseret på det foregående trin er det vigtigt at indsamle de oplysninger, vi ønsker at give og strukturere det på en passende måde, så vores tale har en fælles tråd. Den type data, der skal afspejles, og hvem eller hvordan oplysninger er blevet uddraget, skal også tages i betragtning.

5. Vi kan bruge grafiske elementer

Selvom det afhænger af typen af ​​rapport, er det muligt at bruge visuelle elementer, der letter forståelsen af ​​dataene. Vi henviser f.eks. Til brugen af ​​stregdiagrammer til analyse af frekvenser eller for at udføre en omkostnings- og indtjeningsanalyse.

6. Titel

Selvom det kan være dumt at nævne det, korrekt betegner rapporten på en klar måde i forhold til emnet, der indebærer dets realisering og let forståeligt er noget der i høj grad letter forståelsen af ​​læsere.

7. Skriv introduktionen

I dette første afsnit af den pågældende rapport vil vi udarbejde en kort oversigt over det emne, der skal behandles i rapporten. I det skal det fremgå målet med realiseringen af ​​denne rapport og det problem, der skaber behovet for dets eksistens og den sammenhæng, hvori den finder sted.

8. Udvid ideerne og forklare, hvad der forskes i udviklingen

I rapportens krop vil vi arrangere og udvide oplysningerne om det skete eller undersøges, forlader de metoder og handlinger, der viser, hvordan situationen blev produceret eller udført, og hvordan man henter dataene. Hvis det er en rapport, der afspejler en undersøgelse, vil aspekter som teoretiske modeller og udforskning af situationen blive indarbejdet..

9. lav en konklusion

I den sidste del af rapporten Det endelige resultat af, hvad der er blevet udforsket og afspejlet i rapporten eller efterspørgslen eller anmodningen, skal afspejles som er gjort for at løse situationen. Det skal være klart og forståeligt.

10. Sprog der skal bruges

Det er vigtigt, at i hele det skriftlige er sproget klart og koncist. Den skal skrives formelt og objektivt i den tredje person og i en passiv stemme. Fakta skal adskilles fra de afledninger, der er lavet (hvis der er nogen) og de skal håndtere de data, de beskæftiger sig med, når de behandles direkte.