Forretningskommunikation fælles typer, egenskaber og fejl

Vi lever i et samfund, hvor en stor del af arbejdsmarkedet er konfigureret ud fra erhvervsklimaet. Uanset om store multinationale selskaber, SMV'er, familievirksomheder eller endda individuelle tjenester, bør alle være opmærksomme på, at et væsentligt element for overlevelse er sammenhæng i organisationen og kommunikationen mellem dele heraf som sådan at slå sig sammen og hovedet mod et fælles mål.

I den forstand kan vi bekræfte det Erhvervskommunikation er et af hovedelementerne i en organisation, især hvis det har en vis kompleksitet, fungerer korrekt og kan tilpasse og overleve. Og det handler om den kommunikation om, hvad vi skal tale om i hele denne artikel.

• Relateret artikel: "Psykologi for arbejde og organisationer: Et erhverv med en fremtid"

Hvad er erhvervskommunikation?

Det forstås som erhvervskommunikation til det sæt af processer, der udføres af et firma eller en del af det for at gøre rejseinformation, både internt mellem forskellige afdelinger eller stillinger i virksomheden, eller hvis vi taler om virksomhedens kommunikation med ydersiden.

Det er vigtigt at huske på, at sådan kommunikation som hovedregel ikke blot indebærer evnen til at udstede oplysningerne, men også omfatter modtagelsen af ​​det: vi står overfor en gensidig udveksling af data.

En god forretningskommunikation favoriserer, at alle medlemmer af virksomheden kan forblive motiverede, og at deres handlinger kan være kendt, hvilket reducerer usikkerheden hos både arbejdstagere og ledere angående tilstanden af ​​det samme. Det letter også samspillet og forbedrer arbejdsmiljøet, Ud over at forbedre produktiviteten og tillade at reagere mere optimalt på enhver eventualitet.

Generelle mål

Formålet med erhvervskommunikation er let at forstå. Internt gør det på den ene side muligt at producere en sammenhængende organisation og de oplysninger og resultater, der opnås af de forskellige afdelinger eller arbejdstagere, der skal deles, samt målene og virksomhedens vision om, at virksomheden skal genereres og transmitteres..

også letter forståelsen af, hvad der forventes af hver arbejdstager, samt forståelsen af ​​de virkeligheder, som hver af dem skal stå over for. Det letter også, at alle arbejder i samme retning, og at man kan lære nye måder at udføre deres eget ansvar på..

Med hensyn til kommunikation med omverdenen er forretningskommunikation afgørende for at kunne kontakte medierne og skabe et positivt billede af virksomheden selv, samt at analysere målgruppen og vurdere deres behov. Det giver os også mulighed for at lære at tiltrække potentielle kunder og vurdere de ændringer, der er forbundet med det dynamiske og flydende samfund, vi lever i, noget grundlæggende for at kunne forudse og imødegå mulige vanskeligheder og tilpasse sig miljøet..

For at kommunikationen skal være effektiv, er det nødvendigt, at virksomheden selv skaber effektive kanaler til dette, samt giver mulighed for overførsel af information gennem sine handlinger, generering af midler til kommunikation og også arbejder aktivt, så der ikke er nogen usikkerhed Hvad der bliver spurgt og søgt i organisationen.

Det er også vigtigt at arbejde både med formelle og uformelle aspekter, samt at vurdere forskellige arbejdstageres behov og tanker. Empati er også grundlæggende, såvel som god regulering og planlægning af kommunikationsmekanismer.

• Måske er du interesseret: "Corporate identity: hvad det er, og hvordan det definerer organisationer"

Forskellige typer forretningskommunikation

Ikke alle virksomheder og organisationer kommunikerer på samme måde, og der er forskellige typer og klassifikationer af erhvervskommunikation baseret på forskellige kriterier.

1. Internt og eksternt

Den første er den der etablerer sondringen mellem intern og ekstern kommunikation, idet det første er det der opstår mellem de forskellige afdelinger og medarbejdere i virksomheden selv og den anden, der sigter mod at etablere en kommunikation med miljøet..

2. Tovejs og monodirektionel

Derudover kan vi også finde business kommunikationsstil med varierende niveauer af interaktivitet, at kunne finde alt fra den mest almindelige måde kommunikation, hvor afsender og modtager interagere og udveksle oplysninger til mono, når der sendes kun én besked, generelt fra magtpositioner til en modtager, der ikke har mulighed for at svare.

3. Stigende, nedadgående og vandret

Indenfor en virksomheds interne forretningskommunikation kan vi finde tre store typer afhængigt af det punkt, hvor informationen starter og positionen mellem afsenderen og modtageren af ​​den samme kommunikation. Vi taler om nedadgående kommunikation, når den kommunikative handling udføres fra en udsteder med en højere afgift end modtageren.

Når det er den underordnede, der udsender budskabet til sin overordnede, vil vi tale om stigende kommunikation. I begge tilfælde ville vi blive konfronteret med en form for vertikal kommunikation, det vil sige en kommunikation i hvilken de fag, der opretholder den kommunikative handling har en ulighedssammenhæng i form af magt (der er et hierarki mellem dem).

Den anden store form for kommunikation er horisontal kommunikation, der er etableret mellem individer, der har samme position og er på samme niveau i hierarkiet.

4. Formelle og uformelle

Endelig skal det bemærkes, at i erhvervskommunikation kan vi finde eksistensen af ​​to forskellige typer kommunikationskanaler: formelle og uformelle. Det første er, hvor de tekniske aspekter normalt behandles og knyttes til selve opgaverne, idet de er en form for respektfuld kommunikation fokuseret på årsagen og målet for virksomheden..

I uformel kommunikation, dog, mere fleksibel og naturlig kommunikation er normalt etableret, fokuseret primært på interpersonelle relationer og har ofte den største effekt på arbejdsvelfærd. Sidstnævnte varierer meget afhængigt af hvem der udfører det og kan overstige arbejdspladsen, idet det er svært at kontrollere af organisationen.

Mulige trusler mod god kommunikation

At opretholde en effektiv erhvervskommunikation er grundlæggende, men det er ikke let. Og det er nødvendigt at tage højde for eksistensen af ​​et højt niveau af variabilitet i de situationer, der måtte opstå, såvel som eksistensen af misforståelser, fejl og vanskeligheder i en virksomheds kommunikation.

1. Manglende konsistens

En af de faktorer, der mest påvirker kommunikationen, er virkelig nyttig, er udstederens troværdighed og den overvejelse, der er vist for modtageren af ​​meddelelsen. Et eksempel herpå kan være, at der findes dissonanser mellem hvad der siges og hvad der siges. er gjort, ikke at holde udstedere en måde at handle i overensstemmelse med de udgivne meddelelser.

Sidstnævnte kan ske i nogen af ​​virksomhedens medarbejdere uanset deres hierarkiske stilling eller hvis de snakker med en overordnet, underordnet eller nogen på samme niveau af hierarkiet og genererer alvorlige konsekvenser for både emnet (afhængigt af situationen du kan ende med at blive uovervejet eller endda fyret) og organisation (genererer lavere niveau af tillid til personen og hvis du har en høj stilling, selv i organisationen).

På samme måde og for eksempel i tilfælde af store virksomheder med et stort antal afdelinger, hvis der er forskelle mellem autoritets- eller referencens tal i virksomheden kunne skabe en situation, hvor arbejderen ikke rigtig ved, hvad lederskab skal følge, noget der kan skabe frustration og mistillid.

Ligeledes er det nødvendigt at være meget forsigtig med fortolkningen af ​​meddelelserne, da eksistensen af ​​ambivalens kan medføre, at forskellige afdelinger eller arbejdere kommer til at fortolke modsatte ting. Hvad virksomheds kommunikation søger er netop at sikre intern organisation og sammenhæng, så uklare meddelelser med forskellige fortolkninger kan medføre usikkerhed og tvivl med modtagere af meddelelsen.

2. Manglende følelsesmæssig forbindelse

Et andet problem kan findes i den måde, kommunikationen opstår. For eksempel kan der i nogle organisationer være svært ved at skabe følelse af følelsesmæssig tilknytning, som i arbejdere kan skabe mindre engagement og produktivitet og i brugerne manglende interesse og søgning efter andre alternativer. Det er nødvendigt at værdsætte alt, hvad der er gjort, og selv hvad der ikke er, er grundlæggende kommunikativ.

Meddelelsen i sig selv er således ikke kun vigtig, men også den måde, hvorpå den overføres: den er ikke den samme eller tilbyder de samme fornemmelser en e-mail som et ansigt til ansigt møde eller søgen efter en reel kontakt.

3. Ikke forstå konteksten

Det skal også værdsættes tilpasningen til den nuværende situation og sociale fremskridt, såvel som de særlige forhold i selve situationen. For eksempel i en stadig mere globaliseret, og hvor nye teknologier tillader øjeblikkelig kommunikation med et stort antal mennesker på samme tid samfundet, kan det være nødvendigt at analysere og investere i kommunikation politikker, der tager hensyn til magt netværk og hvordan man korrekt overfører de ønskede oplysninger, ud over at vurdere kontakt med potentielle kunder fra andre regioner i verden.

På samme måde er det også nødvendigt at vurdere virksomhedens egen situation for ikke at foretage mere end det kan dække, idet det er nødvendigt at tage hensyn til virksomhedens situation som helhed.

Et andet problem kan være indholdet af de meddelelser, der udstedes: Det er muligt, at selvom kommunikationen eksisterer, transmitterer den ikke eller forstår ikke indholdet, som det ville være nødvendigt at sende. Det kan fokusere på temmelig supplerende aspekter og undgå f.eks. Den orientering eller mål, som en given post skal have, eller at de tager for givet den eksistens af viden, der aldrig er blevet udtrykt.

4. Isolering og manglende kommunikation

Endelig er måske det vigtigste problem, der kan ekstrapoleres fra alle de foregående, muligheden for, at der ikke er nogen reel kommunikation.

Det tydeligste eksempel er den stabile og vedvarende brug af monodirektionel kommunikation, der kan skabe stagnation og manglende forståelse for, hvad der sker i organisationen selv. Heldigvis er det i dag den mindst anvendte netop fordi den er den mindst effektive og mest nyttige.

Det er også muligt at de forskellige positioner ikke har tilstrækkelige mekanismer til at komme i kontakt selv om deres meninger skulle høres, er der færre muligheder for tilbagemelding eller endog at forskellige dele af virksomheden ikke har kontakt med hinanden. Det er nødvendigt at stimulere denne interaktion på en aktiv måde.

Bibliografiske referencer:

• Andrade, Horacio. (2005). Intern organisatorisk kommunikation: proces, disciplin og teknik. Spanien: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Videnskab og informationsteori. Mineola, N.Y.: Dover.