Sådan styrer du tiden til at være mere effektiv på arbejdspladsen

ironisk, Time management er et problem, som vi alle står over for, men vi har ikke tid til at tage fat på. Men at bruge lidt tid på at analysere, hvordan vi "bruger" vores tid og tænker på, hvordan vi skal være mere effektive er noget værd at gøre. Det er muligt at styre tiden til at være mere effektiv på arbejdspladsen, men det er et problem, vi skal stå over for.

Tiden går forbi. Og jo mere tid går uden at løse problemet, desto mere tid vil vi miste, desto mere energi vil vi spilde, og jo flere muligheder vil vi give slip på. Det er derfor Det er vigtigt at analysere vores måde at styre tid på at gennemføre de nødvendige ændringer. 

21 tips til at styre tid og være mere effektiv

Time management er et komplekst problem, der spænder fra at øge produktiviteten til at balancere arbejde og familieliv, undgå udbrændthed, skabe gode vaner eller etablere langsigtede mål, blandt andet. Planlægning og prioritering er grundlaget for at tage kontrol over vores tid og vores liv, uanset vores erhverv. Forfatter Jory MacKay foreslår 21 strategier til at styre tid effektivt.

Forstå, hvor din tid går

Tidsstyring handler ikke om at dræbe frygten for at spilde tid. Det handler om at forstå de kraftfulde fordele ved at bruge vores tid klogt, forklarer MacKay. Derfor de første tips og strategier:

1. Forstå hvorfor tidshåndtering er vigtig. Tidsstyring handler ikke om at forfølge frygten for at spilde tid. Det handler om at forstå de kraftfulde fordele ved at bruge vores tid med omtanke.

2. Vær realistisk om, hvor meget arbejde du faktisk kan gøre i en dag. Vi kan tænke på tid som en ressource, som vi simpelthen har brug for mere, men mere tid betyder ikke mere produktiv tid. Den enkleste form for tidsstyring er at planlægge, hvornår og hvor du skal arbejde.

3. Opdag hvor du spilder tid. Jo mere du forstår, hvordan du bruger din dag, desto mere effektive vil din tidshåndteringsindsats være.

4. Indstil daglige mål og advarsler om, hvordan du bruger tid. Når du først har et overblik over, hvordan du bruger din tid, kan du begynde at lave ændringer dagligt.

5. Opret en morgenrutine, der motiverer dig. En god morgenrutine kan forberede dig på en produktiv og meningsfuld arbejdsdag, da det giver dig mulighed for at starte med en positiv impuls, som du vil udnytte i løbet af resten af ​​dagen.

6. Afkald på multitasking. Undersøgelser har vist, at det er umuligt for mennesker at koncentrere sig om mere end en opgave ad gangen. Når du finder dig selv ved at miste fokus, skal du stoppe og skrive, hvad du tænker, før du går tilbage til opgaven ved hånden.

Prioritere meningsfuldt arbejde og delegere resten

Når vi ved, hvor vores tid går, skal vi beslutte, hvad vi skal (og ikke bør) afsætte vores tid til, forklarer MacKay. Til dette:

7. Adskil det presserende fra vigtige arbejde. At skelne mellem, hvad der er uopsætteligt fra hvad der ikke er, og hvad der er vigtigt eller hvad der ikke er, hjælper dig med at prioritere din tid og tegne en kalender, der gør det muligt at gøre mere vigtigt arbejde og mindre end det, der ikke er vigtigt..

8. Prioritere uden barmhjertighed. Vælg de vigtigste mål og fokus på dem.

9. Brug 30X-reglen til at delegere flere opgaver. Mackay foreslår at følge reglen foreslået af Rory Vaden, som foreslår, at vi skal give 30 gange den tid det tager os at fuldføre en opgave at uddanne en anden til at gøre det. Tager tid til at delegere og træne en anden person giver dig en nettovinst på 1100 minutter om året. Eller som Vaden siger en 733% stigning i ROTI (retur på tid brugt).

10. Hent "nej" i dit ordforråd. Ifølge en artikel fra University of Chicago og udgivet i Journal of Consumer Research, siger "Jeg gør ikke" noget, i stedet for "Jeg kan ikke", tilladt deltagerne at adskille sig selv fra uønskede forpligtelser meget lettere.

Etabler en effektiv daglig tidsplan

Når ovenstående er gjort, det er på tide at designe en tidsplan at klare tid effektivt.

11. Indstil tidsplaner, ikke tidsfrister. Mackay resorts her efter råd fra James Clear. I stedet for at give dig selv en frist for at nå et bestemt mål (og så føle sig som en fejl, hvis du ikke lykkes), skal du vælge et mål, der er vigtigt, og derefter indstille en tidsplan for at fungere i overensstemmelse hermed.

12. Program med tiden, ikke med opgaver. Tag store opgaver og opdel dem i timed sessioner. Ved at organisere dagen ved at planlægge tiden i stedet for lektier, bevæger vi os fra at styre vores tidsplan omkring en ukendt dato (opgave) til en kendt tid.

"En kalender er endelig; Der er kun et vist antal timer om dagen. Denne kendsgerning bliver tydelig i øjeblikket forsøger vi at sætte et uvirkeligt antal ting i et begrænset rum ". 

-Peter Bregman-

13. Planlæg tid for afbrydelser og pauser. Vi har brug for tid til at hvile og antage, at der vil blive afbrud. Ikke regner med det er kaotisk. Afbrydelserne ankommer, eller vores kroppe fortæller os, at vi skal tage en pause. Hvis vi ikke har regnet med det, når det sker, kommer vores perfekt formulerede program pludselig ned.

14. Separat tid Maker af tid leder. Det er meget nemt at udfylde det med administrative opgaver og ikke efterlade tilstrækkelig tid til meningsfuldt arbejde. En ting er gøre og en anden styre.

15. Aktiviteter batch hele ugen. Grupper lignende aktiviteter og drage fordel af det momentum, du får, når du starter. Gælder Newtons bevægelses første lov til produktivitet: "Et objekt i bevægelse forbliver i bevægelse".

Brug placeringen til din fordel for at klare tiden

Din kalender eller tidslinje er ikke de eneste tidsstyringsværktøjer, du har. Mackay foreslår nogle måder, du kan bruge på arbejdspladsen, der kan påvirke, hvordan du arbejder.

16. Test metoden Popcorn på arbejdspladsen for at låse din tid op. At ændre arbejdspladsens placering i løbet af dagen kan være en glimrende måde at opretholde motivation og produktivitet på. Denne Joel Runyon teknik virker som denne:

• Skriv ned alle de opgaver, du skal gøre i dag.
• Opdel denne liste i 3 lige afsnit eller i tre grupper (partier, set i råd 15).
• Vælg 3 forskellige placeringer for hver batch af arbejde.

17. Arbejd med din krops naturlige energikredsløb. Arbejd ved at gøre det, der fungerer bedst for dig, så du ikke kun tænker på at styre din tid, men også din energi.

Beskyt din tid

Der vil aldrig være mangel på ting at gøre, der vil forsøge at besætte din tid. Derfor skal du beskytte det for at undgå at bruge det på den forkerte måde. Mackay foreslår disse tips til at nå det:

18. Brug strategisk dovenskab at arbejde på de rigtige ting. Begrebet "strategisk dovenskab" refererer til at prioritere arbejde og opgaver, der er vigtige og lade sig være doven, hvor de ikke betyder noget.

"Intet er mindre produktivt end at gøre mere effektivt, hvad der ikke skal gøres overhovedet".

-Peter Drucker-

19. Automatiser fokuseret uomgængelig tid hele dagen. Det er vigtigt at sikre, at dine fokuserede arbejdssessioner udvikles jævnt. For dette er det vigtigt at beskytte dig mod distraktioner. Der er værktøjer, der hjælper dig med at kommunikere med andre, at du ikke automatisk er tilgængelig. Hvis ikke, kan du søge efter måder at lade andre vide, at du er i et arbejdsmoment, hvor du ikke kan blive generet.

 20. Brug Ivy Lee Metoden til at afslutte dagen korrekt. Ivy Lee foreslog denne enkle fem-trins daglige rutine for at opnå maksimal produktivitet:

• I slutningen af ​​hver arbejdsdag skriv de seks vigtigste ting, du skal opnå i morgen. Skriv ikke mere end seks opgaver.
• Prioritere disse seks elementer i rækkefølge af betydning.
• Næste dag skal du kun koncentrere dig om den første opgave. Arbejd, indtil du er færdig med den første opgave, inden du går videre til den anden opgave.
• Kom tættere på resten af ​​din liste på samme måde. I slutningen af ​​dagen skal du flytte de ufærdige varer til en ny liste over seks opgaver for den næste dag.
• Gentag denne proces hver arbejdsdag.

21. Glem ikke fordelene ved fritid. Håndtering af tid betyder ikke kun at arbejde. For at finde en balance i arbejdslivet, som holder os sunde og glade, må vi sørge for at forlade tid til hvile, afslapning og socialisering.

At styre tid og være mere produktiv er en udfordring inden for alles rækkevidde. Vi må imidlertid være opmærksomme på, at vi skal stoppe og tænke over, hvad vi gør, hvordan vi gør det og hvad vi virkelig vil opnå. At gøre betyder ikke nødvendigvis at arbejde, endsige afslutning.

Tilbring en tid, den du har brug for, til at analysere dine rutiner og genoverveje dine opgaver. Med disse instruktioner til at styre tid vil det være meget lettere at møde dit arbejde eller dine studier og få bedre resultater.

De tre faser af høj ydeevne, ifølge Manuel Coloma High Performance er ikke et begreb begrænset til elite atleter eller store forretningsmænd / kvinder. Vi kan alle stræbe efter at være højtydende mennesker, for vi kan alle blive meget mere, end vi er nu, meget mere, end vi nogensinde kunne forestille os. Læs mere "